Sudah berapa kali Anda, atau mendengar tentang tim yang menjadi frustrasi? Atau merasa mereka tidak mengalami kemajuan? Atau tidak sepenuhnya jelas tentang apa yang seharusnya mereka lakukan? Atau tidak merasa mereka mendapat dukungan dari orang-orang di atas mereka?
Jika Anda seperti saya dan kebanyakan orang yang saya kenal, Anda mengangguk ya untuk satu atau lebih dari pertanyaan di atas.
Ada satu hal yang dapat meringankan atau menghilangkan tantangan ini dan membuat tim memulai dengan awal yang solid. Satu hal itu adalah piagam tim.
Apa itu Piagam Tim?
Piagam adalah dokumen yang menjelaskan tujuan, batasan, dan kesepakatan tim (perinciannya ada di bawah). Ini diciptakan bersama oleh siapa pun yang mensponsori atau membentuk tim dan oleh mereka yang akan berada di tim. Kekuatan dokumen ini berasal dari percakapan dan perjanjian yang direkam di dalamnya.
Karena kekuatan berasal dari kesepakatan yang dicapai, format dokumen itu sendiri kurang penting daripada percakapan. Apapun formatnya, komponen di bagian selanjutnya harus dipertimbangkan.
Apa yang Termasuk?
Charter tim harus membahas bidang-bidang berikut dan menjawab pertanyaan terkait.
• Tujuan dan Alignment. Mengapa tim ini dibentuk? Apa tujuan yang akan dilayaninya? Apa tantangan, masalah, masalah, atau peluang yang akan diatasi? Bagaimana kerja tim ini sejalan dengan tujuan dan strategi organisasi yang lebih besar?
• Tujuan dan Harapan. Apa tujuan spesifik untuk tim ini? Kapan kita tahu bahwa kita telah menyelesaikan pekerjaan mereka? Siapa Pelanggan dan Pemangku kepentingan dari kerja tim? Apa kebutuhan dan harapan mereka? Apa kendala atau tantangan yang dapat dilihat di awal? Pastikan untuk menyatakan tujuan dengan jelas dengan hasil dan garis waktu yang terukur.
• Peran. Siapa pemimpin tim? Apa peran mereka? Siapa yang bertanggung jawab untuk fasilitasi, logistik, dan manajemen informasi? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk komunikasi kepada pemangku kepentingan dan sponsor tim? Bagaimana setiap orang terlibat dalam pengambilan keputusan?
• Pendekatan. Bagaimana dan kapan tim akan bertemu? Apa norma atau aturan dasar yang akan disetujui oleh tim? Bagaimana kita membuat keputusan? Bagaimana kita akan saling bertanggung jawab untuk hal-hal ini dan untuk penyelesaian tugas? Siapa yang akan mengkomunikasikan kemajuan tim dan kepada siapa? Piagam Anda juga harus mencakup pandangan tingkat tinggi pada fase atau tonggak utama dalam kehidupan tim dan menguraikannya.
• Keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan. Buat daftar keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk kesuksesan tim. Identifikasi individu di tim yang dapat memberikan keterampilan dan perspektif tersebut. Identifikasi kesenjangan dalam keterampilan dan tentukan cara untuk melampirkan keterampilan tersebut kepada tim melalui sumber daya lain. Menambahkan keterampilan ini tidak berarti Anda harus menambahkan orang ke tim. Ini berarti bahwa para ahli materi pelajaran dapat diidentifikasi dan diundang untuk berpartisipasi di awal dan sebuah piagam membantu mewujudkannya.
• Sumber daya dibutuhkan. Berapa anggaran waktu dan uang yang dibutuhkan untuk proyek ini? Sumber daya apa lagi yang diperlukan?
• Wewenang. Tingkat kewenangan apa yang dibelanjakan yang dimiliki tim? Otoritas apa yang mereka miliki untuk sumber daya lain? Persetujuan apa yang akan diperlukan dan oleh siapa?
• Persetujuan. Setelah semua pertanyaan dan item ini didokumentasikan, piagam Anda harus ditandatangani oleh sponsor tim dan setiap anggota tim. Ini akan memperkuat kesepakatan dan membuatnya lebih mudah untuk meminta pertanggungjawaban orang. Ini juga memastikan bahwa setiap anggota tim memahami dan berada di papan dengan piagam lengkap.
Bagaimana cara menerapkan Piagam Tim?
Karena ada beberapa struktur yang diperlukan, biasanya seorang pemimpin yang membentuk atau mensponsori tim akan memulai proses. Jika ini tidak terjadi di organisasi Anda, jangan gunakan itu sebagai alasan! Apa pun peran Anda, Anda dapat memperoleh dukungan untuk melakukan percakapan yang membawa Anda ke kejelasan dan kesepakatan yang akan disediakan oleh piagam.
Dapatkan tim bersama dengan pemimpin yang membentuk dan / atau mensponsori tim Anda. Percakapan tentang delapan hal di atas, mendokumentasikan perjanjian Anda. Anda mungkin dapat menyelesaikan piagam dalam satu rapat, atau mungkin mengharuskan orang mengumpulkan lebih banyak informasi sebelum menyelesaikan - lakukan apa yang masuk akal mengingat ukuran, kompleksitas, dan pentingnya keluaran tim. Ingat semua waktu yang diinvestasikan di sini akan dibayar berkali-kali. Tolaklah dorongan dan kecenderungan untuk "menyelesaikan ini dan melanjutkan pekerjaan."
Setelah dokumen dibuat, minta semua pihak untuk menandatanganinya sebagai cara untuk menunjukkan komitmen satu sama lain. Kemudian buat dokumen tetap segar dengan merujuknya dalam rapat tim dan pastikan Anda tetap di jalur dengan batasan dan bimbingan yang diberikannya. Sadari juga bahwa seiring berjalannya waktu Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian, klarifikasi atau perubahan pada piagam. Ini baik-baik saja selama semua anggota tim dan pemimpin dan sponsor sepakat dan “masuk” ke perubahan.
Lebih dulu
Akankah membuat piagam tim membutuhkan waktu?
Benar.
Akankah beberapa orang ingin berhenti berbicara dan memulai?
Tentunya.
Kenali fakta-fakta ini, tetapi ingat waktu yang lebih besar yang dihabiskan bersama-sama membangun piagam akan dibayar kembali dengan mengurangi frustrasi, peningkatan produktivitas dan hasil yang lebih baik.
